Когато работим с компютъра, обикновено прибягваме до приложения за създаване на нашите документи, редактиране на текстове и т.н. Най -известният офис пакет в света е Microsoft Office. В рамките на тази платформа откриваме различни приложения. Сред тези програми една от най -известните е Excel. Но въпреки че е добре известен, броят на функциите, които ни предлага, не е напълно известен от повечето от нас.
Excel 2016 ни предлага множество и разнообразни функционалности, които ще направят ежедневието ни приятно изживяване, а най -доброто е динамиката, с която можем да работим с количеството предоставени данни, независимо от типа им. Excel 2016 е мощно приложение, разработено от Microsoft, чрез което имаме стотици възможности за работа с данни от всякакъв вид, таблици, обобщени таблици, функции и формули.
Днес Solvetic предлага поредица от трикове и функции, които ще ни позволят да бъдем по -продуктивни и да имаме под ръка по -добри инструменти, за да извлечем максимума от това страхотно приложение.
Изберете всички клетки на листТова е основна задача, която изпълняваме в Excel 2016 за преместване на информацията в друг лист, копиране на данните на друга дестинация и т.н.
- Най -често срещаният начин за извършване на този процес е комбинацията от клавиши:
Ctrl + E
- Второто е да кликнете върху иконата, разположена в горния ляв ъгъл между редовете и колоните.
Превключвайте между няколко файла Excel 2016За нас е обичайно да отваряме различни файлове на Excel 2016 едновременно, за да събираме информация, да въвеждаме нови данни, да правим сравнения и т.н. Ако използваме мишката, можем да видим, че процесът е бавен, тъй като понякога не кликваме върху правилния лист или можем да избираме файлове, които не са.
За да разрешите това, най -добрият вариант е да използвате комбинацията от клавиши:
Ctrl + Tab
По този начин ще имаме директен достъп до всеки файл според реда на отваряне, като по този начин ще избегнем грешки при избора му.
Отваряне на няколко Linux файла едновременноКато цяло, когато постоянно работим с Excel 2016, трябва да отваряме различни файлове, за да изпълним задачата правилно.
Процесът на отваряне е дълъг процес, поради което най -практичният начин е:
- Натиснете клавиша Ctrl
- Щракнете върху всеки файл, за да го отворите и накрая натиснете клавиша Enter.
Вмъкнете няколко реда или колони едновременноЗа организационни проблеми понякога трябва да добавяме нови редове или колони, за да управляваме по -добре съществуващите данни или да добавяме нови заглавки и т.н.
За това обикновено правим следното:
- Избираме реда или колоната.
- Натискаме Ctrl и символа + за да добавите този елемент.
Това ще добави броя на избраните редове или колони:
Персонализирайте лентата с инструменти за бърз достъп на Excel 2016Excel 2016 ни предлага лента с инструменти за бърз достъп, която намираме в горната част на приложението и чрез това можем да извършим три действия по подразбиране: Запазване, Отмяна или Повторение на действие.
Това не са единствените три действия, които можем да извършим от лентата с инструменти, тъй като ако покажем опциите за персонализиране, можем да добавим нови действия като Open, New, Print и т.н.
Можем да кликнете върху опцията Още команди за да намерите много повече опции или е възможно да зададете лентата с инструменти за бърз достъп в долната част на лентата, а не в горната част, както е по подразбиране.
Използвайте формули на Excel 2016Несъмнено една от най -забележителните характеристики на Excel 2016 е широката гама от формули от различни категории, чрез които ще имаме възможност да управляваме по -добре данните, съхранявани там. Въпреки че в Excel 2016 има стотици формули, тя ни предлага възможността за лесен достъп до тях и познаване на синтаксиса на всяка от тях, така че да се изпълнява по възможно най -добрия начин.
За достъп до тази опция отиваме в раздела Формули и в групата Функционална библиотека можем да видим различните налични категории, там показваме всяка категория, за да видим наличните функции на всяка от тях:
Можем да кликнете върху опцията Вмъкване на функция за директен достъп до помощника за функции на Excel 2016.
Вмъкване на стойности с нули в Excel 2016На няколко пъти сме се затруднявали при добавянето на число, което започва с нула (0) в клетка на Excel, тъй като по подразбиране Excel ще изтрие нулите и ще остави цялото число.
Например, ако въведем, 002,00002 или 000000002, при натискане на Enter винаги в клетката ще остане стойността 2. За да коригираме това и да оставим желаната стойност да остане, с нулите ще добавим кавичка към данните например ´002, ´00002 и т.н. По този начин ще позволим стойността с нули да бъде регистрирана.
Преименувайте работна книга на Excel 2016Знаем, че по подразбиране Excel 2016 и всички издания на Excel наричат работни листове в активен лист като Sheet1, Sheet2 и т.н.
Един от често срещаните начини за промяна на името на листа е като щракнете с десния бутон върху листа и там изберете опцията Преименуване, но това е много по-бързо, ако кликнете два пъти върху листа и въведете желаното име.
Преобразувайте редове в колони в Excel 2016Задача е, че макар да изглежда сложна, Excel 2016 предоставя инструментите, за да я направи проста и функционална. Понякога трябва да променим записаните данни от редове в колони или обратно и процесът е прост.
Първо копираме данните за промяна и след това от раздела Начало показваме опциите за поставяне и там избираме раздела Транспониране. Това ще промени реда на данните.
Променете текстовото съдържаниеМожем да променим съдържанието на текста на клетка, ако е необходимо, тъй като този Excel 2016 ни предлага следните опции:
МАЙУСКПреобразува текстовия низ в главни букви
МИНУСКПреобразува текстовия низ в малки букви
ИМЕПреобразува първата буква от низ в главни букви
Премахване на дубликати в Excel 2016Често срещаме ситуации, в които е необходимо да се премахнат дублиращите се данни в лист на Excel, за да имаме много по -прецизен и централизиран контрол.
За да извършите този процес, просто изберете колоната или реда, където дубликатите ще бъдат премахнати, отидете в раздела Данни и там изберете опцията Премахване на дубликати, намираща се в групата Инструменти за данни.
Този процес автоматично ще премахне дубликати в избрания диапазон.
Обединяване на клетки в Excel 2016 с помощта на & подписТази опция е полезна, когато предоставените данни са разделени и е необходимо поради административни или контролни причини да бъдат обединени, това е често срещано в имена и фамилии.
Най -простият метод е използването на синтаксиса A1 и B1, което автоматично ще се присъедини към съдържанието на тези клетки.
Ако искаме данните да останат със съответното им пространство за по -добър контрол, ще използваме синтаксиса A1 & "" & B1
Добавете диагонална линия в клеткаВ някои случаи може да искаме да добавим диагонална линия към клетка за проектиране или управление на данни.
За да добавим този тип линия, щракваме с десния бутон върху клетката и в показания списък избираме Форматиране на клетки и в показания прозорец отиваме в раздела Граници и там кликваме върху последната икона в долната част, за да добавим диагоналната линия. Щракнете върху OK, за да приложите промените.
Изчистване на празни клеткиПри управление на големи обеми от данни често се случва много клетки да са празни или празни и това може да причини конфликти в анализите или във формулите, които да бъдат изпълнени.
За да премахнем празните клетки от Excel 2016, ще приложим филтър към данните от менюто Data / Filter и след това ще покажем списъка с колоната, от която искаме да премахнем клетките и в показаните опции активираме само полето Empty :
По този начин ще се показват само празните клетки и можем да пристъпим към тяхното премахване.
Генерирайте уникални записиВ целия диапазон от възможности за контрол и управление, предлагани от Excel 2016, имаме специална, която включва генериране на уникални резултати от избрания диапазон. Това е практично да знаете данните, без да е необходимо да ги повтаряте.
За целта избираме колоната (ите) за анализ, отиваме в менюто Данни и в групата Сортиране и филтриране кликваме върху опцията Разширени. В показания прозорец ще посочим мястото за копиране на данните и ще активираме полето „Само уникални записи“, намиращо се в долната част.
Увеличете
Създайте ограничения за въвеждане на данниМожем да използваме функцията за валидиране на данни, за да позволим само стойностите, които сме задали, да бъдат въведени в избраната клетка.
Можем да дефинираме времеви стойности, текст, дати и др. За целта избираме клетката, където трябва да бъдат въведени данните, отиваме в менюто Данни и в групата Инструменти за данни кликваме върху Проверка на данни. В показания прозорец ще дефинираме следните параметри:
- Тип данни за въвеждане
- Състояние
- Входящи и изходящи съобщения
По този начин, ако въведената стойност не отговаря на условията, ще се покаже съобщението, което сме посочили:
Скриване на данни от клеткаЕдин от практическите начини, които Excel 2016 ни предлага да скрием данни в клетка, е като изберете клетката, която да бъде скрита, щракнете с десния бутон върху нея, изберете опцията Форматиране на клетки, отидете в раздела Число / Персонализиран и там въведете знаците; ;;
Това ще доведе до скриване на стойността на клетката:
Увеличете
Както видяхме, Excel 2016 предлага безброй опции, които ще бъдат от голяма помощ в ежедневието с този инструмент. Препоръчваме ви да продължите да посещавате категорията уроци в Microsoft Office, има стотици уроци за Excel, Word, PowerPoint …
