Основни правила при писане на имейл

Комуникацията с другите през екрана става все по -честа. Независимо дали става въпрос за екрана на компютъра, таблета или смартфона.
Вярно е, че това е бърз и лесен начин да го направите, но понякога лошият навик да пишете по не толкова правилен или неофициален начин в чата или по друг начин може да ни изиграе, ако текстът, който искаме да напишем има по -професионален характер.
Когато трябва да изпратим сериозен имейл, всички обичаме да бъдем разбрани и посланието ни да е ясно.
Освен това начинът ни на писане говори много за нас самите и затова се стремим, особено когато нашето послание има професионален адресат, да бъдем максимално коректни и адекватни.
Поради тази причина ще ви дам поредица от съвети, така че имейлите ви да не съдържат грешки.
Основни правила при писане на имейл

Бъдете правилни в поздрава си

Една от най -важните части при писането на имейл е начина, по който започваме разговора. Винаги трябва да започваме с поздрав, така че първото впечатление да е добро
Трябва да знаем как да различим за кого е имейлът и какъв вид поздрав да използваме във всеки отделен случай.
В случай, че си разменяме няколко имейла на една и съща тема, с едно и също лице, не е необходимо да се поздравяваме постоянно.

Доброто заглавие е важно

Имейлът се състои от няколко части: заглавие, поздрав, текст и подпис.
Придаваме голямо значение на заглавието, тъй като то е първото нещо, което получателят ни ще види. Искам да кажа, това е като вид презентация. В заглавието ние отразяваме с няколко думи какво е съдържанието на нашето писане, следователно то трябва да е ясно и да предоставя на получателя достатъчно информация за важността на нашето съобщение.

Да бъдеш кратък е добродетел

Когато изпращаме имейл, трябва да сме максимално конкретни. Искаме да предоставяме информация бързо и лесно и по този начин получателят я вижда.
Ето защо трябва да сме ясни с посланията си и да не прекаляваме с ненужните неща.
Никой не обича да прекарва много време в четене на имейл, ако съобщението може да бъде обобщено с няколко думи, се препоръчва да е така, това ще спести време и за двете страни.

Избягвайте изписването с главни букви

Ако използваме главни букви, когато пишем в Интернет, ние отразяваме, че нашето послание се вика.
Капитализирането в Интернет означава това, крещене. Не мисля, че това е нашето намерение в имейл и още по -малко, ако е нещо професионално.
Така че не забравяйте, че ако не искате да направите лошо впечатление, не пишете нищо с главни букви в имейлите си.

Внимавайте с правописа

При писане правописът е много важен момент.
Все повече сме свикнали да пишем неофициално с приятелите си, използвайки съкращения и т.н.
Не забравяйте, че използването на пунктуационни знаци и спазването на правописните правила ще ви предложи добър образ. Това отразява, че сте отделили необходимото време, за да напишете текста, и че сте му придали необходимото значение, тъй като външният му вид има значение за вас.

Използвайте обикновен текст

Опитайте се да напишете имейла си в обикновен текст, защото ако го направите в HTML, някои потребители може да не могат да прочетат съобщението ви, тъй като не всички имейл услуги приемат този тип съобщения.
Уверете се, че по този начин съобщението може да се види правилно от всички получатели, използвайки обикновен текст.

Пазете се от сляпо копие получатели

Когато напишете имейл и изберете опцията за сляпо копие, получателят ще види, че сте го изпратили с тази опция.
В зависимост от кои случаи е препоръчително да не използвате тази опция, тъй като това може да доведе до недоразумения при отразяването на тази информация за нас.

Важно е да бъдете внимателни

Когато получаваме имейл, трябва да сме внимателни към всичко, което съдържа.
Може да съдържа въпроси. Ако е така, трябва да сме нащрек, за да можем да отговорим на всичко, което се иска от нас, без да забравяме да дадем каквато и да е информация, която се иска от нас.
Можем също така да предоставим възможните въпроси, които те ще ни зададат, и да предложим информацията предварително.

Оставете подписа си

Важно е в края на имейла ви да се появят всички необходими данни, които бихме искали рецепторите да знаят за нас.
Това може да включва цялата информация, която считаме за уместна.
В случай, че го правим от нашия iPhone, не забравяйте да премахнете подписа по подразбиране

Проверете съобщението си, преди да го изпратите

Това е последната точка, но не и най -важната, тъй като прегледът на нашето съобщение преди изпращането му може да избегне много грешки.
Винаги има нещо, което не ни харесва, както е написано, някакъв акцент, който сме забравили да поставим, някаква дума, която е останала или липсва …
Затова отделете последната минута, за да прегледате писането си, и не съжалявайте, че сте го изпратили.