Един от най -използваните имейл клиенти е Outlook 2016 благодарение на своите функции и функционалности, които го правят уникален за целия пощенски процес, срещи, календар и т.н.
По същия начин, по който съхраняваме резервно копие или архивиране на нашите файлове, идеално е да архивираме най -деликатните имейли и това се постига благодарение на архивирането, което в Outlook 2016 ни позволява да създадем този архив в нова папка, наречена Archive.pst за по -късен достъп до него.
Solvetic ще анализира различните опции, налични в Outlook 2016, за да извърши сигурно архивиране.
1. Архивирайте имейли в Outlook 2016, като използвате опцията за автоматично архивиране
Етап 1
За да използваме този метод, отиваме в раздела Архив и там избираме реда Настроики:
Стъпка 2
В показания прозорец отиваме до реда Разширено и кликнете върху бутона Настройки за автоматично архивиране разположени в секцията Самоархив:
Увеличете
Стъпка 3
Следният прозорец ще се покаже, където по подразбиране е опцията „Пускайте автоматично архивиране всеки“ е неактивен, продължаваме да го активираме и ще видим множество опции:
Стъпка 4
Там можем да дефинираме стойности като:
- Период от време, през който ще се извърши архивирането.
- Показване на съобщение преди изпълнение.
- Определете пътя, където pst файлът ще бъде хостван.
- Изтриване на елементи с определено време.
След като тези опции са конфигурирани, щракнете върху Приемам и по този начин пощенският файл е създаден автоматично.
Стъпка 5
Периодите, определени от опцията за автоматично архивиране в Outlook 2016, са:
- Вх. Поща, календари, чернови, бележки: 6 месеца.
- Изходящи: 3 месеца.
- Изпратени, Изтрити: 2 месеца.
- Контакти: Те не се архивират автоматично.
2. Архивирайте имейли в Outlook 2016 ръчно в Outlook 2016
Тази опция е практична, когато искаме да архивираме определени имейли или папки на Outlook 2016.
Етап 1
За да използваме този процес, отиваме в раздела Архив и показваме опциите на Инструменти където ще изберем опцията Почистете старите предмети:
Стъпка 2
Ще се покаже следният прозорец, където трябва да изберем папките за архивиране:
Стъпка 3
Там можем да установим кои имейли ще бъдат архивирани преди специална дата, да определим нов маршрут за имейла и, ако желаем, да активираме полето Включете елементи, които имат активирано квадратче за отметка „Не архивирай автоматично“ за принудително архивиране. Щракнете върху OK, за да приложите промените. Можем да видим pst файла, създаден по посочения път:
Стъпка 4
В момента, в който искаме да отворим този pst файл, за да видим съдържанието му, трябва да отидем в раздела Архив и в показания прозорец изберете опцията Отваряне и експортиране:
Увеличете
Стъпка 5
Там избираме опцията Отворете файла с данни на Outlook и в показания прозорец изберете pst файла. Кликваме върху Приемам и по този начин имейлите ще бъдат архивирани.
По този начин можем да архивираме имейлите си в Outlook 2016 и винаги да имаме тяхната наличност.
