Excel 2016 ни предлага поредица от възможности за правилно управление на данните, които се хостват там чрез таблици, функции и формули. Една от основните алтернативи, които Excel 2016 ни предлага, е възможността да споделяме документа с други за редактиране, тъй като това увеличава капацитета за проектиране и управление на съхраняваните данни.
Ето защо този път Solvetic предлага някои съвети, които трябва да направите, преди да споделите електронна таблица в Excel 2016.
1. Актуализирайте информацията за документа
Когато управлявате лист на Excel 2016, до който имат достъп други потребители, е идеално да знаете дали са направили някакъв вид промени, без да бъдат информирани.
Когато отидем в менюто "Файл", можем да видим всички подробности за избрания лист, като размер, заглавие, етикети, автор, дата на създаване, дата на промяна и др. Чрез тази информация е лесно да се определи дали потребителят е направил някакви промени, тъй като ще се появи кой и кога са го направили.
2. Създайте резервно копие преди споделяне
Тази стъпка е от съществено значение, тъй като след като са направени промени и са запазени, те не могат да бъдат възстановени и всяка промяна несъмнено може да повлияе на дизайна, управлението или контрола върху данните на листа.
Важно е да запазите копие на локалния си компютър или в облака. В този бутон можете да видите и купите най -добрите безплатни услуги за съхранение в облак
3. Проверете за скрити листове
Етап 1
Понякога скриваме листове в Excel 2016, за да избегнем редактирането на чувствителни данни или за административни задачи.
Ако искаме да проверим дали текущият лист има скрити листове отиваме в менюто "Старт", група "Клетки" и там избираме опцията "Форматиране" / "Скриване и показване" / "Показване на лист"
Стъпка 2
Това ще отвори нов прозорец, където ще видим името на скрития лист или листове в Excel 2016. Кликнете върху „OK“ и този лист ще бъде видим отново.
4. Определете разрешенията за редактиране на листа
Важно е да сте наясно кои потребители имат възможност за достъп до файла и какви разрешения имат в него, тъй като някои потребители с разрешение за редактиране могат да направят всякакъв вид промяна в него.
В Excel 2016 можем да установим два типа разрешения:
- Може да редактира: Позволява на избрания потребител да има пълен достъп до листа
- Може да преглежда: С тази опция потребителят ще може да вижда само съдържанието на листа, но без възможност за редактиране.
За да проверите кой има достъп до листа и какъв тип разрешения имат, щракнете върху бутона „Споделяне“, разположен от дясната страна и там ще се покаже информацията със съответния тип разрешение.
Както виждаме, това са прости стъпки, но ни позволяват да управляваме правилно листата, които ще се редактират.
