Настоящите платформи за съобщения ни предоставят множество решения за правилното администриране не само на имейли, но и на други елементи като контакти, срещи, календар и др.
Точно по темата за срещите и календарите е важно да имаме решение, което ни позволява да уведомяваме всички контакти за определено събитие, като нашето отсъствие, важно съобщение или напомняне.
За тази цел автоматичният отговор е разработен на тези платформи, така че когато потребител ни изпрати имейл, той получава известие, което показва, че не сме налични в определен период от време и днес ще научим как да създадем този тип отговор в Outlook, както в приложението Mail, вградено в Windows 10.
1. Създайте автоматичен отговор в приложението Windows 10 Mail
Етап 1
За да извършите този процес в Mail, щракнете върху иконата на зъбно колело, разположена в долната част на приложението, и изберете реда „Автоматични отговори“ от дясната страна:
Стъпка 2
При избора на този ред ще се покаже следният прозорец, където ще конфигурираме следното.
- Можем да изберем полето „Изпращане на отговор само до контактите ми“, за да предотвратим изпращането му до стотиците имейли с автоматичен отговор, които често получаваме.
- Активирайте превключвателя „Изпращане на автоматични отговори“
- Въведете съобщението за показване в полето „В моята организация“
Стъпка 2
Виждаме следното, имаме две възможности:
- В рамките на моята организация: Този раздел изпраща само автоматичен отговор до потребители в домейна.
- Извън моята организация: Тази опция ни позволява да изпращаме отговора до всички потребители.
2. Създайте автоматичен отговор в Outlook 2016
Тази опция се отнася за версията на Outlook в мрежата, но не и за приложението, което е интегрирано с пакета Office 2016 или по -ранна версия.
Етап 1
За целта можем да влезем на следната връзка:
Стъпка 2
След като влезем, кликнете върху иконата на зъбно колело, разположена до нашия акаунт и в показаните опции избираме „Автоматични отговори“:
Стъпка 3
Избирайки тази опция, можем да конфигурираме следното:
- Активирайте полето „Изпращане на автоматични отговори“.
- Активирайте полето „Изпращане на отговори само през това време“ и дефинирайте датата и часа, в който отговорите ще се изпращат на потребителите.
- Въведете вашето съобщение
Стъпка 4
Можем да отбележим, че допълнително можем да изпълняваме задачи като блокиране на календара, така че да не е насрочен за този период от време, отхвърляне на покани, изпращане на отговор само до определени контакти или до всички като цяло.
След като тези точки бъдат дефинирани, щракнете върху OK, за да запазите промените.
Сега, когато получим нов имейл, подателят ще получи автоматичния отговор, както е конфигуриран:
Видяхме как е възможно да се установи този тип отговор, за да се предостави информация на потребителите в моменти на нашето отсъствие.
