Платформите за съобщения по електронна поща набират сила всеки ден благодарение на своите функции и функционалности, които позволяват управлението на имейли, календари и контакти всеки ден да бъде много по-централизирано. Нормално е да получаваме значително количество имейли във входящата си поща или на други места и ако не извършваме често процес на почистване, може да се сблъскаме с наситеност от имейли, което може да има отрицателно въздействие върху поведението на имейли.
Някои настоящи имейл платформи могат автоматично да изтрият най -старите имейл съобщения, хоствани в имейла, като вземат предвид определени стойности, като податели или време, за да ги видят получени.
Gmail е една от най-използваните имейл платформи, която се предлага от Google, по-лоша в рамките на нейните функции, въпреки че имаме вградени филтри, тези филтри работят само върху нови входящи имейли, но не могат да бъдат приложени към стари имейли, затова трябва да намерим начин за създаване на правило или филтри за изтриване на имейли, които са били в Gmail по -дълго от необходимото, тъй като без съмнение тези имейли няма да бъдат полезни.
За да оптимизираме тези задачи за почистване на Gmail, имаме безплатно разширение, наречено Email Studio, което е разработено, за да оптимизира и да може да изпълнява много повече задачи в Gmail, извън предварително дефинираните, като по този начин позволява много по -добър контрол върху всяка входяща и съществуваща поща .
ИнструментиС Email Studio ще имаме на разположение полезни инструменти за:
- Изпращайте имейли на по -късни дати
- Възможност за изпращане на интелигентни автоматични отговори
- Извършете препращане на поща до друг получател
- Клонирайте чернови от Gmail
- Автоматично изтриване на имейли въз основа на определени критерии и др.
Етап 1
За да инсталираме това разширение, можем да отидем на следната връзка:
При достъп до тази връзка ще видим следното:
Увеличете
Стъпка 2
Там кликваме върху бутона Инсталиране и ще се покаже следното съобщение:
Стъпка 3
Там кликваме върху реда Продължи, за да завършим процеса на инсталиране на тази добавка в Gmail.
Стъпка 4
С инсталираното това разширение можем да пристъпим към конфигуриране на автоматичното изтриване на имейли в Gmail.
Конфигуриране на автоматично изтриване на имейли в Gmail.
ФилтриКогато използвате приставката Email Studio, по -специално опцията за изчистване на имейла (Email Clean Up), ще бъде възможно да се приложат определени филтри като:
- Изтрийте всички имейли, които са получени преди повече от месец и които от своя страна идват от конкретни податели или са в определена папка като входящата поща
- Архивирайте и маркирайте като прочетени всички имейли във входящата папка, които са по -стари от 3 месеца
- Изтрийте завинаги всички имейли от папката за боклук и спам в Gmail след 2 дни, не забравяйте, че по подразбиране Gmail изтрива спам и боклуци само след 30 дни, в които е там
- Задайте маркера „последващи действия“ за всички представени имейли след седмица или месец след получаване.
Този инструмент за автоматично прочистване има абонат на имейл, с който ще бъде възможно лесно да премахнем нашия имейл адрес от списъци със спам и други масови имейли, нещо много често срещано днес.
Стъпка 5
За да активирате тази опция в Gmail, ще е необходимо да отворите имейл, намиращ се във входящата поща, за да активирате опцията Email Studio от дясната страна:
Увеличете
Стъпка 6
Там кликваме върху опцията за почистване на имейл и ще се покаже следното:
Стъпка 7
Щракваме върху Добавяне на нов ред, за да създадем нашето правило за елиминиране и при избора на тази опция ще видим следното:
Стъпка 8
Както виждаме, Email Clean Up използва редица условия и действия, за да приложи премахването на имейлите.
На ниво условия откриваме фактори като:
Изберете етикетТази опция ни позволява да изберем местоположението, откъдето да се премахнат имейлите, там намираме опции като входяща поща, спам, боклук и т.н.
ПолученоВ този раздел можем да определим интервала от време, който имейлите трябва да отговорят, за да бъдат елиминирани, там имаме от 1 ден до 6 години
Стъпка 9
В полетата От ще определим, ако е необходимо, подателя на имейла, а в полето Тема ще определим темата на имейла, ако искаме да изтрием конкретни имейли.
ЗабележкаВ рамките на тези опции е възможно да се използват разширени оператори за търсене в Gmail, като newer_than или съдържа: attachment или large_than, така че тези параметри да съответстват точно на съобщенията в Gmail, които да бъдат архивирани, изтрити или преместени в друга папка.
В секцията за действия, разположена в долната част, можем да активираме следните полета:
Архивирайте гоНие архивираме определените имейли
Маркирай като прочетеноНие маркираме избраните имейли като прочетени
Стартирайте гоОтваряме избраните имейли
Отписване от ListТя ни позволява да оставим пощенски списък, в който сме регистрирани
Преместване в кошчетоПреместете имейлите в кошчето
Изтриване за постоянноИзтриване на имейли за постоянно
Стъпка 10
Освен това ще бъде възможно да се приложи етикет в опцията Избор на етикет, разположена в долната част.
Стъпка 11
Ако искаме да изтрием имейлите, можем да изберем опцията Преместване в кошчето и след това да изпразним кошчето или да изберем опцията Изтриване за постоянно. След като това бъде дефинирано, кликваме върху бутона „Запазване“, разположен в долната част, и тази задача ще се изпълнява автоматично на всеки час, като отговаря на критериите за задача на cron, и ще отговаря за изпълнението на действието, посочено в имейлите, които съответстват на условие, което сме дефинирали.
Когато записваме действието, можем да го видим в страничния панел и там ще бъде възможно да го редактирате, изпълните или изтриете:
Стъпка 12
При изпълнение на това действие ще видим обобщение на имейлите, които са били изтрити, в противен случай ще видим, че няма съвпадения с дефинираните критерии:
Стъпка 13
В противен случай ще видим броя на обработените имейли:
Толкова е просто, Email Studio е полезна и практична алтернатива за премахване на стотици или хиляди имейли от нашия акаунт в Gmail, които заемат място ненужно и по този начин управляват нашия имейл много по -добре.
