Как да архивирате в SharePoint Online

Най -простият начин, който можем да приложим като потребители или администратори, за да запазим целостта и наличността на информация, особено на важни или критични данни, е да стартираме често архивиране, тъй като софтуерна или хардуерна грешка може да възникне по всяко време, засягаща този тип информация. Ако това е потенциално чувствително, това може да има отрицателно въздействие върху цялостното корпоративно изпълнение.

SharePoint Online и OneDrive за бизнеса са две от най -универсалните приложения, разработени от Microsoft, които хостват основни данни за оптималното изпълнение на задачите, докато OneDrive действа като облачна платформа, SharePoint Online ни предлага набор от елементи като шаблони, потоци, данни , схеми и други, които действат автоматично, за да генерират резултати според създадената конфигурация. Така че, ако някоя грешка има отрицателно въздействие върху работата им, резервните копия са жизненоважни, за да се избегне засягане на нормалните процеси, тъй като ще има по -нови версии на архивираните данни.

Solvetic ще обясни как можем да създадем резервно копие на SharePoint Online и по този начин да сме сигурни, че информацията ще бъде защитена и достъпна.

Нещо, което трябва да имате предвид, е, че Office 365 и SharePoint интегрират опция за естествено архивиране, както правят много приложения, но в SharePoint имаме възможност за политика за запазване, която ни позволява автоматично да запазваме или изтриваме определени елементи в зависимост от случая.

Това правило може да се приложи глобално към цялото съдържание на SharePoint или само към избрани сайтове. Когато приложим тази политика, ще бъде създадена библиотека за задържане, в която изтритото съдържание ще се хоства за определен период от време, така че да бъде достъпно, ако имаме нужда от достъп до него.

Опции за сигурностИма някои опции за сигурност, които трябва да вземем предвид, когато използваме този метод:

• Всички копия ще се съхраняват на едно и също физическо място.

• Те зависят от услугите на Microsoft.

• Те ще бъдат видими само за администраторите на колекции от сайтове на SharePoint.

• Трябва да имаме активен абонамент за SharePoint Online.

Архитектурата за архивиране и процесите на възстановяване, вградени в SharePoint, прикачват архивиране и възстановяване от сървърни ферми, архивиране и възстановяване от незавързана база данни със съдържание.

Предимства за архивиранеНа бизнес ниво има различни среди, където архивирането е повече от необходимо за процесите на непрекъснатост, някои от тях са:

• Възстановяване на случайно изтрито съдържание, което не е защитено от кошчето или от контрола на версиите.

• Възстановяване след неочаквана хардуерна или софтуерна грешка.

• Движение на данни между съоръжения или на актуализация на хардуер или софтуер.

Сега ще разгледаме някои методи за създаване на резервно копие на SharePoint Online. Не забравяйте, че SharePoint Online е създаден с цел съхранение, организиране и споделяне на информация с помощта на всички видове устройства с помощта на уеб браузър като Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome или Firefox по изчерпателен начин.

Сега има безкрайни функции и предимства при използването на SharePoint Online, което прави архивирането задължително.

Характеристики и предимства

• Можем да генерираме информация и да свързваме потребители чрез интранет и портали, от където ще бъде възможно да се споделят ресурси и приложения.

• Ще бъде възможно да се използва споделяне на данни и сътрудничество с повече потребители.

• Той има вградена интелигентност за по-конкретни резултати.

• Имаме до 25 TB пространство за съхранение на файлове на колекция от сайтове или група.

• Ще бъде възможно да се организира и управлява съдържание чрез библиотеки и списъци с метаданни, политики за управление на записи и съхранение.

• Тя ви позволява да споделяте файлове и съдържание сигурно с хора вътре и извън организацията.

• Имаме достъп до интранет, сайтове на екипи и съдържание, използвайки мобилното приложение SharePoint за Android, iOS и мобилните приложения OneDrive за Android, iOS и Windows.

• Автоматизирайте бизнес процесите, като използвате сигнали и работни потоци.

Не забравяйте, че в допълнение към онлайн версията, има възможност за изтегляне на SharePoint на мобилния ви телефон, така че да можете да се насладите на всички негови предимства директно от вашия смартфон. В следващото видео можете да видите как да изтеглите приложението и да започнете да го използвате.

1. Как да създадете резервно копие с помощта на приложения на трети страни на SharePoint

Това е една от най -използваните опции за създаване на резервни копия на SharePoint Online, тъй като няма да е възможно да се извърши процеса по рождение.

В мрежата откриваме множество приложения, всички с пробни периоди, вариращи от 15 до 30 дни, но те са в състояние да създават пълни или постепенни резервни копия както на пощенските кутии, така и на публичните папки на Office 365, както и на SharePoint Online и OneDrive за Бизнес сайтове.

ХарактеристикаВ повечето от тези приложения откриваме функции като:

• Архивиране на пощенски кутии на Office 365.

• Архивиране на SharePoint Online и OneDrive за бизнеса.

• Архивиране на публична папка на Office 365.

• Архивиране на данни за оборудването.

• Миграция на данни от SharePoint Online и OneDrive за бизнеса.

• Допълнително архивиране.

• Защита на данните в пощенската кутия и публичната папка.

• Облачно архивиране и съхранение на виртуални машини (виртуални машини)

• Архивирайте при поискване или насрочете автоматично архивиране

• Централизирано управление.

• Гранулирано възстановяване и много други функции.

От нас зависи да изберем този, който най -добре отговаря на настоящите нужди за възстановяване.

2. Създайте резервно копие на SharePoint Online с помощта на центъра за контакти на Microsoft

Това е метод, чрез който можем да се свържем с поддръжката на Microsoft, за да ни даде възможност да възстановим колекцията от сайтове, където се хостват засегнатите библиотеки, трябва да имаме предвид, че Microsoft изпълнява резервно копие (не често) на сайтовете на SharePoint и когато поискайте от тях това копие, за да възстановите информацията, най -вероятно липсват данни, тъй като за разлика от нас те могат да правят това копие всеки месец или на всеки 15 дни.

Ако искаме да се свържем с поддръжката на Microsoft, можем да го направим от следната връзка:

Увеличете

Там кликваме върху бутона Помощ и след това върху опцията Получаване на техническа поддръжка.

Аспекти за разглежданеНякои аспекти, които трябва да имате предвид при този метод за връзка с Microsoft:

• Microsoft поддържа изображения на всеки 12 часа и всяко от тези изображения ще бъде достъпно за 14 дни.

• Възможно е само пълното възстановяване на колекцията от сайтове.

• Възстановяването използва същия URL адрес, т.е. изображението на колекцията от сайтове, което ще бъде активирано, което показва, че всички данни, които в момента се хостват в URL адреса, ще бъдат загубени.

• Ще можем само да възстановим целия сайт от колекцията от сайтове.

3. Как да мигрирате ръчно елементи на SharePoint

Този метод може да отнеме време за завършване и следователно може да стане монотонен, тъй като включва ръчно мигриране на сайтове и библиотеки на SharePoint Online. Тази техника е известна като Offboarding, тоест това е възможността да премествате данни на Office 365 към споделени файлови пътища или към локален компютър.

Как да архивирате съдържанието на библиотеката с документи на SharePoint OnlineБиблиотеките на документи на SharePoint Online обикновено съдържат различни типове файлове и SharePoint поддържа информация за всеки файл, който SharePoint съхранява, но голяма част от тази информация не се запазва, когато файловете се изтеглят, информация, която не е включена при изтегляне на файл, това е:

• Информация за работния процес

• Информация за версията

• Шаблони

• Разрешения за достъп до файлове

• Свойства на документа

Етап 1
За да използваме този метод, отиваме в SharePoint Online и там имаме достъп до библиотеката, където се намира информацията за копиране:

Увеличете

Стъпка 2
Кликваме върху опцията Преглед и споделяне на файлове и в следващия прозорец избираме файловете, които да преместваме или копираме и кликваме върху бутона Копирай в, разположен в горната част:

Увеличете

Стъпка 3
Ще се покаже следното. Там можем да кликнете върху реда Други сайтове и след това да изберете папка на локалния компютър.

4. Как да архивирате списъци на SharePoint Online

За да архивирате съдържанието на библиотеката (ите) на SharePoint Online, ще е необходимо да установите връзка със сайтовете на SharePoint Online на нашата компания и потребителят, който архивира съдържанието на списъка на SharePoint, трябва да има инсталиран Excel от версия 2010 в движение напред.

Списъци на SharePointСледните типове списъци на SharePoint Online могат да бъдат свързани с Outlook:

• Календар

• Контакти (редактиране)

• Домашна работа

• Библиотеки за документи

• Дискусия

Етап 1
За да постигнем този метод, имаме достъп до списъците на SharePoint и най -отгоре ще видим бутона Експортиране в Excel:

Увеличете

Стъпка 2
Като щракнете там, трябва да определим пътя и името, които да присвоим на файла Excel. Това ще създаде ръчно архивиране на списъците на SharePoint Online.

Увеличете

5. Как да възстановите колекции от сайтове, подсайтове и библиотеки от кошчето на SharePoint

Нормално е по някаква причина да елиминираме обекти като сайтове, списъци и т.н., те ще останат в кошчето за период от 30 дни от датата на елиминирането им, така че когато приключи споразумението за ниво на услугата (SLA) от 30 дни, данните в кошчето ще бъдат изтрити без опции за ръчно възстановяване.

За да възстановим обект на SharePoint чрез този метод, ще отидем в секцията Кошче и там избираме файловете за възстановяване и щракваме върху опцията Възстановяване:

Увеличете

ЗабележкаЗа отделни елементи максималното време за възстановяване ще бъде 90 дни и имаме още 14 дни след изтриването на кошчето, за да можем да изпратим сервизен билет до Microsoft за възстановяване на изтритите данни, но тези данни трябва да произхождат от едно от резервните копия Microsoft изпълнява два пъти дневно SharePoint.

По този начин общите опции за създаване на резервно копие или възстановяване на елементи на SharePoint са разнообразни, така че трябва да анализираме кои файлове или атрибути трябва да бъдат архивирани, за да предприемем необходимите мерки.