Microsoft е разработила пакета Office с различни приложения, фокусирани върху ежедневната работа на всеки потребител и затова всяко от тях има специален дизайн, така че за потребителите, които боравят с големи количества данни, Excel е идеалното решение за тези, които трябва да извършват презентации на PowerPoint е ваш съюзник точно като Word за всички файлови теми.
Едно от приложенията, което е част от пакета Office, но не е инсталирано по подразбиране, е SharePoint, което можем да получим чрез различни планове за плащане.
Какво е SharePointSharePoint е проектиран с корпоративен подход за създаване на уебсайтове, чрез внедряване на SharePoint ще бъде възможно да се използва като безопасно и централно място, където можем да съхраняваме, организираме или споделяме информация, използвайки различни устройства за достъп до информация чрез уеб браузър като Microsoft Edge, Chrome или Firefox.
Задачи в SharePointНякои от задачите, които можем да изпълним в SharePoint са:
- Качвайте файлове в библиотеката с документи на SharePoint, за да имате достъп до тях отвсякъде или на всяко устройство.
- Работете с други потребители по същия документ и едновременно в реално време.
- Отворете документ в библиотека с документи.
- Споделяйте документи с повече потребители.
- Създайте екипен сайт.
- Споделяйте различни сайтове.
- Добавяне на списък или библиотека към вашия екипен сайт и много други действия.
- Една от най -често изпълняваните задачи в SharePoint е създаването на работни потоци.
Тук обясняваме стъпките за създаване на работни потоци в рамките на SharePoint2021-2022 онлайн. Оставяме ви и този видеоурок като допълнение, за да можете да създадете екип или страница за комуникация в SharePoint Online.
1. Какво е работен поток в SharePoint Online
Работните потоци на SharePoint са създадени, за да се даде възможност на потребителите да си сътрудничат по документи и оттам да управляват проектни задачи, което улеснява внедряването на специфични процеси в документи, файлове или елементи на сайт на SharePoint. По този начин работният процес действа като набор от автоматизирани задачи както на документи, така и на елементи, използвайки последователност от действия или задачи, свързани с бизнес процес.
Това от своя страна е свързано с бизнес логика, която формира набор от инструкции, където се дават индикации и се контролират всички действия, които могат да повлияят на документа или елемента, интегриран в работния поток. Работният процес ни дава решения като:
- Намаляване на разходите.
- Подобрения във времето за координиране на бизнес процесите.
- Преглеждайте, редактирайте или преназначавайте задача на работен поток на един или повече потребители.
Използва се за SharePointСайт на SharePoint се състои от различни работни потоци, които са проектирани да действат в множество общи бизнес сценарии:
- Съберете обратна връзка: С този поток вие пренасочвате документ или елемент към група хора, за да ги намерите и изпратите техните коментари.
- Одобрение: Използвайки този поток, документът или елементът се предоставя на група хора за одобрение.
- Събиране на подписи: Този поток насочва документ на Microsoft Office към група хора, за да събере техните цифрови подписи.
- Три състояния: Това е специален работен процес, тъй като може да се прилага за административни процеси, където се изисква проследяване на един или повече томове въпроси или елементи, например инциденти с техническа помощ, кампании за продажби и т.н.
- Одобрение за публикуване: Това е идентичен поток с този на одобрение, тъй като автоматизира изпращането на съдържание до експертни потребители за преглед и одобрение.
Опции за SharePointНаличието на поток е свързано с местоположението на сайта и в зависимост от това къде е добавен, някои опции са:
- Ако към тип съдържание на списък се добави поток, този поток ще бъде разрешен само за елементи от същия тип съдържание в свързания списък или библиотека.
- Ако поток се добави директно към списък или библиотека, той ще бъде достъпен само за елементи от този списък или библиотека в SharePoint
- Ако добавим поток към тип съдържание на сайт, той ще бъде достъпен само за всички елементи от този тип съдържание в списъците и библиотеките, където е добавен екземпляр с това съдържание.
- В случай, че искаме работен поток да е наличен във всички списъци или библиотеки на сайт, трябва да създадем поток на сайт.
Как да създадете работен поток в SharePointСега ще видим как да създадем работен поток в SharePoint.
Когато създавате работен поток в SharePoint, Microsoft Flow е интегриран, за да конфигурира работните потоци за списъци и библиотеки както в платформата SharePoint Online, така и в OneDrive за бизнеса.
Microsoft Flow е разработен с цел автоматизиране на задачи между SharePoint и други Office 365, както и услуги на трети страни с цел получаване на известия, синхронизиране на файлове, събиране на данни и други задачи. Планът на SharePoint може да бъде закупен на следната връзка. Там избираме опцията, която най -добре отговаря на нашите нужди.
2. Създайте работен поток в SharePoint Online
Етап 1
За да започнем този процес, ще отидем на следната връзка и ще въведем идентификационните данни, създадени при закупуване на плана на SharePoint Online:
Стъпка 2
Ще видим следното:
Стъпка 3
Там избираме „SharePoint“ и ще бъдем пренасочени към следния прозорец:
Стъпка 4
Там ще е необходимо да създадете сайт, за да можете да приложите работния процес, за това кликваме върху бутона „Създаване на сайт“ и ще видим следното:
Увеличете
Стъпка 5
Там определяме типа сайт за създаване, в този случай избираме „Групиране на сайт“ и в следващия прозорец определяме името и настройките за поверителност на него:
Увеличете
Стъпка 6
Кликнете върху Напред и ще бъде възможно да добавите още собственици, щракнете върху Готово, за да създадете сайта:
Увеличете
Стъпка 7
След това ще създадем нов списък, за това щракваме върху бутона Нов и там избираме Списък:
Стъпка 8
В следващия прозорец задаваме име и описание на списъка:
Стъпка 9
Щракнете върху Създаване, за да завършите създаването на нашия списък и ще бъдем пренасочени към този прозорец, където ще видим опциите на създадения списък:
Увеличете
Стъпка 10
Там, в горната част на списъка или библиотеката, които сме създали, трябва да кликнете върху опцията „Поток“ и след това върху опцията „Създаване на поток“:
Стъпка 11
Като щракнете там, ще се покаже следната странична лента с различни шаблони, които да се използват в потока, който трябва да се създаде. Можем да кликнете върху реда „Вижте потоците“, за да получите достъп до повече опции.
Увеличете
ЗабележкаМожем да изберем шаблони за потоци персонализирани действия, разположени в долната част на списъка, за да създадем поток от нулата и според нашите изисквания.
Стъпка 12
В този случай избираме шаблона „Изпращане на имейл“ и ще бъдем пренасочени към следния прозорец, където ще видим съветника на Microsoft Flow:
Стъпка 13
Там кликваме върху бутона „Въведение“, за да приемем лицензионните условия и да получим достъп до Microsoft Flow.
ЗабележкаУслугите на Office 365 като SharePoint и Outlook автоматично се грижат за създаването на връзки.
Стъпка 14
Ще видим следното:
Увеличете
Стъпка 15
Въз основа на избрания поток ще се покажат опциите, щракнете върху бутона „Създаване на поток“, за да стартирате процеса на конфигуриране. Друга алтернатива, която имаме, е да отидем в секцията „Шаблони“ и оттам да получим достъп до всички налични опции:
Увеличете
Стъпка 16
Там можем да кликнете върху желания шаблон за потока в SharePoint Online:
Увеличете
Стъпка 17
След като работният поток е създаден, можем да отидем в секцията „Моите потоци“, за да видим неговите подробности:
Увеличете
Стъпка 18
В някои шаблони ще е необходимо да се приложи някакъв вид действие върху тях, например, ние сме избрали шаблона „Изпрати ми местоположението ми по пощата“. След като започнем процеса на създаване на потока, първата стъпка, която трябва да се предприеме, е известна като тригер, който ще определи начина, по който потокът трябва да бъде стартиран:
Увеличете
Стъпка 19
В този случай въвеждаме имейл в полето „Изпращане на поща“ и след това кликваме върху „Нова стъпка“ и можем да определим действието, което да се извърши. Не забравяйте, че работният процес ще извършва тези действия автоматично според критериите, които посочваме.
Увеличете
Стъпка 20
Благоприятна точка на SharePoint е, че ще бъде възможно да се провери целостта на потока, за това кликваме върху опцията „Проверка на потока“ и ще можем да видим както грешките, така и предупрежденията:
Стъпка 21
Сега, за да потвърдим, че потокът работи правилно, кликваме върху бутона „Изпълнение“ и ще се покаже следното:
Стъпка 22
Там виждаме избрания тип шаблон, както и действието, което трябва да бъде изпълнено, кликваме върху „Продължи“ и ще видим някои допълнителни опции:
Стъпка 23
Кликнете върху „Изпълнение на потока“, за да извършите тестовете и резултатът ще бъде следният:
Стъпка 24
Ако желаем, можем да кликнете върху реда „Вижте изпълнението на потока“ за достъп до историята на избрания поток:
Увеличете
Стъпка 25
Сега този шаблон е отговорен за изпращането на нашето местоположение до имейл адреса, следователно в адреса, който посочваме, ще видим следното:
Увеличете
3. Опции за работен поток в SharePoint Online
Етап 1
Когато избираме създаден поток, можем да кликнете върху иконата „Още“ и там да извършим действия като:
- Изпълнете избрания поток
- Споделете го с други потребители
- Създайте копие
- Експортирайте го
- Съхранявайте го като шаблон
- Анализирайте го
- Премахни го
Стъпка 2
Както виждаме, всеки вариант е пълен и практичен. Нещо, което трябва да имате предвид, е от съществено значение, за да сте в крак с известията, е опцията да използваме мобилното си устройство за получаване на известия или редактиране на някои параметри, за това можем да изтеглим приложението Microsoft Flow на следните връзки. След като изтеглите и инсталирате, трябва да конфигурираме акаунта, свързан с SharePoint, за да получаваме известия.
С интегрирания с Microsoft Flow работен поток на SharePoint имаме многобройни опции за администриране и контрол върху съответните аспекти на груповото сътрудничество и всеки създаден сайт или библиотека.
